L'esperienza e la competenza maturate permettono al personale specializzato Sine di svolgere con grande efficienza tutte le seguenti lavorazioni connesse alla normale attività di competenza dell'ufficio fidi:
- Fase istruttoria
- Acquisizione ottica della documentazione
- Riclassificazione di bilancio
- Fase aggiornamento post-delibera
- Fase di attivazione
- Archiviazione cartacea della documentazione
Per ottimizzare i processi in termini di tempo, denaro e risorse, Sine ha realizzato Arkivio.Fidi, il software potente e flessibile che permette l'archiviazione ottica, la gestione del workflow e la ricerca efficace di informazioni e documenti relativi ai fidi.
Tutte le lavorazioni possono essere effettuate utilizzando Arkivio.Fidi e le altre applicazioni Sine oppure software di terze parti, compreso i diversi moduli previsti all'interno di ogni sistema informativo bancario.
Fase istruttoria
Tutta la documentazione relativa alle proposte di affidamento raccolta dalle filiali viene raccolta e inviata a SINE a mezzo corriere.
Il personale specializzato riceve la documentazione, esegue il controllo formale e sostanziale della documentazione pervenuta, come previsto dalla normativa interna alla Banca (come ad esempio verifica la presenza dell'atto costitutivo aggiornato, del certificato camerale, dei bilanci degli ultimi due esercizi, della documentazione fiscale, della perizia di stima dei beni immobili per le imprese; della documentazione del reddito annuo e degli ultimi due cedolini per i privati dipendenti).
Durante tale fase viene accertata la presenza di tutta la documentazione prevista e la la validità della documentazione legale pervenuta. In caso di documentazione mancante, viene inoltrata comunicazione all'ufficio preposto, differenziando la richiesta per "documentazione utile ai fini dell'istruttoria" e "documentazione utile ai fini del perfezionamento".
Acquisizione ottica della documentazione
Il personale specializzato SINE acquisisce a mezzo scanner i documenti cartacei quali previsti dalla normativa interna alla Banca, mantiene in pratica la documentazione firmata in originale o con valore di certificazione, eliminando la restante.
Sottopone all'esame del Servizio Crediti la documentazione eventualmente pervenuta e non identificata ai sensi della normativa interna, ottenendo l'autorizzazione rispettivamente all'eliminazione o al mantenimento in pratica della stessa.
Successivamente alla delibera di affidamento, SINE provvede all'acquisizione ottica della documentazione contrattuale e delle eventuali garanzie.
Riclassificazione delle poste di bilancio
SINE esegue la riclassificazione delle poste di bilancio, dopo aver verificato la congruenza delle poste con quanto fiscalmente dichiarato; rende disponibile tale riclassificazione agli Uffici interessati della Banca.
Fase di aggiornamento post-delibera
SINE riceve la pratica deliberata, provvede ad acquisire otticamente altra eventuale documentazione consegnata ed archivia fisicamente la pratica.
Fase di attivazione degli affidamenti
SINE riceve dall'ufficio Fidi la documentazione contrattuale e le eventuali garanzie, verifica la completezza della documentazione in relazione a quanto richiesto per l'attivazione e ne esegue il controllo formale
Verifica la regolarità delle eventuali garanzie e, nel caso di atti integrativi di fideiussione e di consenso, esegue un ulteriore controllo di congruenza con gli atti fideiussori precedentemente assunti.
Nel caso di prestiti chirografari e prestiti agrari, verifica, oltre ai dati contenuti nei contratti, la rispondenza delle condizioni economiche riportate a quanto deliberato e/o previsto dalla specifica scheda prodotto; in ogni caso segnala eventuali mancanze o irregolarità che non dovessero consentire l'operatività.
Rende operativi gli affidamenti richiesti, procede all'erogazione degli stessi e produce la corrispondenza con la clientela della Banca (copia contratti, copia fideiussioni, conferma fidi, notifica ai garanti).
Archiviazione della documentazione cartacea
Dopo aver acquisito otticamente tutte le pratiche, il personale specializzato SINE cura l'archiviazione fisica della documentazione contrattuale e delle garanzie assunte, confeziona e prepara le UDC (unità di conservazione) per l'archiviazione esterna che avverrà in appositi magazzini attrezzati.
