Sine mette a disposizione dei propri clienti il suo personale altamente specializzato e le sue tecnologie all'avanguardia per l'archiviazione ottica e la successiva indicizzazione di qualsiasi tipo di documento cartaceo.
In ambito bancario, Sine si occupa di archiviazione ottica di tutta la documentazione relativa ai rapporti con la clientela (anagrafiche, conti correnti, titoli, pratiche di fido, specimen di firma), documentazione di cassa, polizze assicureative, contratti e fatture fornitori, attraverso software Sine oppure altre piattaforme.
Il Centro Servizi di Udine accoglie tutte le lavorazioni svolte dal personale specializzato SINE relative alla gestione documentale. Il workflow standard di lavorazione prevede le seguenti attività:
- ricezione della documentazione
- normalizzazione dei documenti
- controlli preliminari e formali sui documenti
- scansione documenti
- indicizzazione delle immagini
- archiviazione del documento digitale indicizzato
- archiviazione cartacea
L'indicizzazione delle immagini su applicativi SINE può avvenire anche in forma semiautomatica configurando una procedura di importazione dati dal sistema informativo bancario.
E' possibile inoltre automatizzare il processo di indicizzazione e velocizzare i tempi di lavorazione sfruttando l'eventuale codice a barre stampabile sul documento.
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Conservazione sostitutiva
A partire dai documenti in formato digitale, è inoltre possibile realizzare l'archiviazione sostitutiva attuando le procedure previste dalla normativa di legge (apposizione della marca temporale e della firma digitale). Il documento così ottenuto assume validità legale ed è possibile procedere alla distruzione dell'originale cartaceo. Allo stato attuale è in fase di avviamento un progetto per l'archiviazione sostitutiva del giornale contabile (in questo caso direttamente dal documento digitale senza la produzione di stampe) e della documentazione di cassa.
Vantaggi di scegliere SINE
Rispetto ai moduli di gestione documentale dei vari sistemi informativi, le soluzioni software di archiviazione ottica Sine (che hanno consentito all'azienda di raggiungere la qualifica di IBM Business Partner Advanced) offrono i seguenti vantaggi:
- SINE è specialista nell'archiviazione ottica documentale del settore bancario con applicazioni consolidate negli anni presso numerosi clienti mentre i moduli dei vari S.I. che si occupano di gestione documentale sono spesso molto “giovani” e quindi non ancora sicuri e garantiti;
- SINE offre massima flessibilità nella personalizzazione dell'applicazione in funzione delle esigenze specifiche di ogni cliente;
- SINE garantisce tempi di risposta immediati per qualsiasi nuova funzionalità da implementare;
- SINE ha studiato un workflow ottimizzato per una lavorazione massiva dei documenti tipica dei service in modo da abbattere i costi;
- SINE prevede una forte integrazione dei suoi software con il sistema di posta Lotus Notes/Domino generando numerosi vantaggi per il cliente come ad esempio sistema di notifica automatica via mail delle varie operazioni;
- SINE rende disponibile i suoi applicativi anche con interfaccia web;
- SINE offre, attraverso i suoi software, un sistema per la gestione dell'intero flusso di lavoro e non solo applicativi di gestione documentale;
- SINE garantisce alta qualità del lavoro con bassi tempi e costi di lavorazione grazie alle tecnologie all'avanguardia utilizzate (scanner di fascia alta Canon, Fujitsu e Kodak) ed ai propri operatori specializzati in data entry.
