L'applicazione SINE.BUILD è un software di rete realizzato in ambiente Lotus Notes che consente di gestire gli immobili e tutto ciò che ad essi è legato sia dal punto di vista documentale che da quello delle manutenzioni.
Tutti i fabbricati vengono descritti puntualmente in termini di strutture, insiemi ed elementi (ad esempio impianti, attrezzature, ecc.), informazioni che vengono successivamente inserite nell'archivio digitale; parallelamente si procede all'acquisizione ottica ed indicizzazione di tutta la documentazione cartacea esistente collegata (piantine e cartografia, contratti, libretti di istruzioni, ecc.) che diventerà disponibile attraverso l'interfaccia software.
L'implementazione di "Gestione immobili" permette di:
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accedere immediatamente, anche in remoto, a tutta la documentazione: SINE.BUILD dispone di un unico archivio digitale coordinato di tutte le informazioni relative agli immobili (compresa la documentazione cartacea acquisita), facilmente ed immediatamente consultabile, accessibile da una qualsiasi postazione collegata alla rete interna oppure a Internet;
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controllare scadenze e razionalizzare le comunicazioni interne di richiesta manutenzione ed intervento: grazie all'attivazione degli avvisi automatici via posta elettronica o SMS, SINE.BUILD permette di semplificare e rendere più efficienti il controllo di tutte le scadenze e l'avvio di tutte le comunicazioni interne (richieste di manutenzioni, verifiche e controlli);
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razionalizzare i rapporti con i fornitori, la gestione del processo manutentivo e la rilevazione dei costi: grazie alla procedura per la gestione delle manutenzioni, SINE.BUILD permette di automatizzare la segnalazione di guasti, la richiesta degli interventi, il controllo delle manutenzioni e delle revisioni programmate, producendo inoltre dei rapporti che consentono di monitorare l'economicità della gestione degli interventi;
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avviare il censimento organico delle strutture e la verifica della documentazione: la creazione dell'archivio digitale coordinato di SINE.BUILD è l'occasione per effettuare il censimento di fatto dei fabbricati e delle attrezzature esistenti e l'inventario di tutta la documentazione presente;
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avviare la riorganizzazione dell'archivio cartaceo e la razionalizzazione degli spazi fisici degli uffici: con la creazione dell'archivio digitale coordinato di SINE.BUILD, l'archivio cartaceo può essere efficientemente riorganizzato ed eventualmente spostato in luoghi appropriati, liberando spazio negli uffici.
Il software SINE.BUILD è stato creato per consentire sia una gestione in proprio che in outsourcing di tutte le informazioni e i documenti. La gestione in outsourcing SINE permette di avere dei professionisti al proprio fianco nell'individuazione delle strutture degli immobili, nell'inserimento delle informazioni, nell'acquisizione ed indicizzazione dei documenti, nel controllo dei documenti mancanti, ecc., liberandovi dalle fastidiose incombenze legate ai fabbricati ma avendo comunque sempre sotto controllo la situazione.
