Grazie all’esperienza ed alle competenze acquisite finora, SINE si propone come interlocutore di fiducia nella gestione documentale, per l’archiviazione e la conservazione cartacea di documenti nonché nella digitalizzazione contenuti, permettendo così un contenimento dei costi a fronte di migliori risultati in termini di efficienza e di efficacia.

Digitalizzazione dei documenti

Il servizio di digitalizzazione dei documenti proposto da SINE permette di ottenere in breve tempo un archivio cifrato, facilmente consultabile e gestibile dal cliente in totale autonomia; lo scopo della dematerializzazione dei contenuti è liberare le aziende dalle grandi moli di carta che producono quotidianamente, per offrire un’organizzazione più efficiente anche della propria produttività lavorativa.

Il vantaggio derivante dalla digitalizzazione dei contenuti sta nell’offrire una soluzione atta a gestire in maniera ordinata ed agevole i propri documenti,
Che saranno sempre accessibili, via web e da qualunque postazione, per essere condivisi con il team interno o con i potenziali clienti/fornitori.
Così potrai usufruire di maggiori spazi, prima occupati, da adibire ad aree più strategiche al tuo business aziendale.
Per l’archiviazione dei documenti, SINE mette a disposizione Sine.BOX: un software, personalizzabile in base alle esigenze del cliente, per permettere a qualunque realtà aziendale di ottimizzare al massimo i tempi ed i costi per la ricerca o la richiesta di documentazione.

Attraverso SINE.BOX, i nostri clienti hanno la possibilità di gestire in maniera innovativa, snella e più trasparente tutti i processi più strategici della loro attività, con l’obiettivo di arrivare ad una sostituzione graduale di tutti i documenti cartacei a essi collegati: come fatture, contratti, preventivi, corrispondenza.

Ogni contenuto potrà essere emesso e pubblicato direttamente in un’area apposita con accesso riservato, affinché sia disponibile in maniera sicura dai soli utenti autorizzati, intanto SINE.BOX garantirà l’archiviazione dei dati secondo un raggruppamento funzionale alle caratteristiche dei file stessi e alle criticità di business, affinché siano facilmente ricercabili.

La soluzione SINE per la gestione documentale, grazie alla sua struttura flessibile, è in grado di adattarsi a più contesti.

Archiviazione documentale

Negli anni, SINE è diventata leader nel Friuli Venezia Giulia nel settore dell’archiviazione documentale; caratteristica che la differenzia è fornire una soluzione personalizzata per le esigenze di ogni cliente.

Il servizio di archiviazione prevede la conservazione dei documenti cartacei presso i nostri magazzini o la digitalizzazione e successiva indicizzazione tramite data entry, in un software gestionale che ne agevola la ricerca.

L’archiviazione documentale, oltre a liberare le aziende dal cartaceo:

Ottimizza il lavoro facendo risparmiare tempo nelle ricerche;
Permette di adibire i luoghi prima occupati, ad altri usi più consoni all‘azienda
Riesce ad intervenire anche sui costi tipici della gestione documentale fisica, in maniera pratica e sicura;
Offre accessibilità continua ai documenti;
Garantisce anche una maggior efficienza del personale.
In ambito bancario in particolare, ci occupiamo di tutti gli incartamenti relativi ai rapporti con la clientela (anagrafiche, conti correnti, titoli, pratiche di fido, specimen di firma), nonché dossier di cassa, polizze assicurative, contratti e fatture fornitori.

Con il servizio di conservazione documenti di SINE sarà dunque possibile ricercare il materiale desiderato e scegliere diverse soluzioni per riceverlo (corriere, fax, mail). SINE prevede anche, in base ai termini di legge e con le relative certificazioni, allo smaltimento delle UDC (unità di conservazione), ovvero di quelle entità di conservazione dei documenti il cui periodo di preservazione si sia concluso.

L’archiviazione documentale può avvenire su applicativi SINE o su soluzioni di terze parti, tipicamente sui moduli forniti dal sistema informativo bancario dell’azienda cliente; esperienze significative sono state concluse con successo sul modulo di gestione documentale digitale della piattaforma SIB2000 di Phoenix.

Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

Grazie alla firma digitale obbligatoria, tutti i documenti presenti in un archivio digitale sono equiparati alla soluzione cartacea, a patto che sia rispettato il decreto ministeriale emanato dal Presidente del Consiglio dei Ministri il 13 dicembre 2013, per cui il procedimento di archiviazione prevede l’utilizzo di firma elettronica qualificata e marcatura temporale: solo così il documento digitale viene di fatto accertato nell’origine e nella sua inalterabilità.

I vantaggi della conservazione sostitutiva assicurano il risparmio:

• Della carta
• Del toner di stampa
• Dei tempi di archiviazione.

SINE da parte sua garantisce:

• L’autenticità
• L’integrità
• L’affidabilità
• La leggibilità
• La reperibilità dei documenti oggetto di tale procedura, ottemperando al Decreto Legislativo sopracitato.